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Gestão Empresarial
Micro e pequenas empresas e as dificuldades na implantação de software de gestão

Micro e pequenas empresas e as dificuldades na implantação de software de gestão

 

O universo das obrigações das micro e pequenas empresas está mais complicado. Afinal, os órgãos de fiscalização aperfeiçoaram o método de fiscalização das exigências fiscais e tributárias, chegando a um grau de perfeição elevadíssimo. O problema é que a complexidade tributária brasileira é absurda e beira a loucura e não há nada que dependa da micro e pequena empresa fazer, ou seja: é um fator externo que ela não controla.

 

Para se ter uma idéia, são editadas quase 46 (quarenta e seis) normas tributárias por dia, segundo dados do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT).

 

As grandes empresas se adequaram à esta realidade. Estas empresas tem dinheiro e podem investir em contratação de pessoas para atender às exigências legais e, desta maneira, continuar seus negócios.

 

Nas micro e pequenas empresas o orçamento é limitado e contratar mais pessoas muitas vezes é impossível. Nestas empresas, os proprietários e seus funcionários dedicam todo o seu tempo na atividade principal representada por atender os clientes, comprar, vender, receber e pagar .

 

Mas existem os fatores internos que podem ser melhorados, pois dependem exclusivamente do micro e pequeno empresário. Neste post, listei alguns pecados que devem ser evitados antes de investir em informática:

 

1) A cultura da empresa:

Esta é a maior dificuldade a ser enfrentada, ou seja, fazer os colaboradores entenderem que o trabalho tem que ser feito de acordo com um planejamento e não do jeito que eles acham ser o correto. Questões simples como a padronização de nomes dos produtos, recusa de preenchimento de campos obrigatórios e a persistência dos funcionários em realizar os processos de forma incorreta  precisam ser resolvidas. Sem isto, o dinheiro gasto na compra do software será jogado fora e o resultado esperado não acontecerá. A solução é a comunicação com todos os envolvidos e também os não envolvidos considerando que as pessoas devem se sentir parte do projeto, serem  ouvidas e orientadas. Sempre haverá aqueles  mais resistentes e estes devem ser identificados e tratados de forma especial recebendo um pouco mais de atenção,  principalmente para os casos de cargo de gestão ou posição de influência entre os demais funcionários.

 

2) Empresário pensa que o software tem que ser "do meu jeito":

A implantação de um software muitas vezes é prejudicada porque o cliente acredita que o sistema vai se adequar ao estilo de controle que ele pratica.

Para este fato, é preciso considerar que um software é um conjunto de regras projetadas para funcionar em alta velocidade através de um computador. E também vale lembrar que o software tem obrigação de atender à legislação. Então é o cliente que precisará fazer mudança em seus processos para se adequar ao sistema e ao que a lei exige. Na minha experiência com sistemas para pequenas empresas, o cliente está saindo de controles realizados na planilha Excel e adquirindo seu primeiro sistema. Isto torna tudo mais difícil ainda, pois o cliente tinha total liberdade de criar no Excel e agora ele se vê obrigado a seguir uma metodologia com processos interligados.

 

3) Avareza:

Acreditar que "um sistemazinho barato só para atender a lei" irá resolver o problema. Um "sistemazinho" barato será sempre isto: "um sistemazinho"

Preço não é garantia de qualidade, porém escolhas baseadas exclusivamente em preços levará a um investimento muito maior devido a necessidade de troca de sistemas, recomeço dos trabalhos, perda tempo gasto em cadastros já realizados, atraso no cronograma, etc.

Considere que só comprar o software não resolve. Tem as despesas de treinamento, implantação, suporte. Afinal, o que é bom tem preço!

 

4) Crença nos gênios da família:

O empresário resolve então informatizar sua empresa e lembra que tem um sobrinho muito inteligente que cursa informática e "sabe tudo sobre computadores". Ele chama este sobrinho-gênio e dá pra ele a responsabilidade de comandar a implantação do software. Um belo dia este sobrinho-gênio se cansa, aceita um estágio em uma empresa de grande porte ou combina de viajar com a namorada e larga tudo.

Lembre-se: Implantação de software é coisa séria como as outras atividades da empresa. Não é lugar para experiências desastrosas.

 

5) Eu sou o meu maior inimigo!

O empresário precisa estar alerta que é ele quem irá fazer a diferença entre implantar o software com sucesso ou fracassar.

Realizar um diagnóstico detalhado das necessidades, construir um cronograma contendo o que precisa ser feito primeiro, identificar as funcionalidades que são vitais e onde elas influenciam no dia a dia da empresa é importantíssimo.

Por exemplo: se o lojista tem um grande volume de vendas na frente de caixa, começar implantando o módulo de PDV pode causar problemas no faturamento dele. Qual é a área mais necessitada de automatização e como a implantação do novo sistema pode ser feita para que os usuários sejam impactados minimamente e absorvam as novas funcionalidades com rapidez? Talvez esta seja uma das primeiras perguntas.

Iniciar a implantação sem verificar as necessidades pode causar problemas em todo o projeto, trazendo insatisfação e onerando o investimento. Tenha em mente: as necessidades da empresa precisam estar em pauta para iniciar a estratégia de implantação.

 

 

Bem, depois de tudo isto parece que o problema é fácil de entender e difícil de resolver?

 

Então não se preocupe. Nós temos um excelente software para resolver seu problema  e acumulamos vários casos de sucesso na implantação de software de gestão empresarial e automação comercial.

 

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14 / Fev / 2019
Carlos José

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